Caso 01
Un PDF ilegible
El sistema no lo da por bueno: lo marca como no procesable y lo manda a la cola con el motivo.
La persona lo introduce a mano, igual que hoy, pero sabiendo que ese pedido no se ha perdido por el camino.
Pedidos y albaranes
Del correo al ERP, sin que nadie teclee.
Los pedidos y albaranes llegan en PDF o en el cuerpo del correo, y hoy alguien los pasa a mano al ERP. Nosotros hacemos que entren solos, porque lo que de verdad hay que revisar son las excepciones y no las veinte líneas que ya venían bien.
Para empresas pequeñas, medianas y grandes con trabajo administrativo repetitivo
Los pedidos llegan por correo. En PDF adjunto, escaneados o escritos en el propio mensaje, y siempre con el formato de cada cliente.
Una sola persona los mete en el ERP. Y cuando esa persona falta, el trabajo se acumula hasta que vuelve.
Entran pedidos todas las semanas. Cuantos más sean, antes se paga solo.
El recorrido de un pedido
Dónde se atasca hoy, paso a paso.
El pedido que llega el viernes por la tarde espera al lunes. La referencia mal tecleada no aparece hasta la factura. Y si falta quien los mete, no los mete nadie. Este es el mismo recorrido, antes y después.
Hoy
A mano, de principio a fin
01
Llega el correo con el pedido adjunto en PDF.
02
Alguien lo abre, busca el cliente en el ERP y crea el documento.
03
Teclea línea a línea, y traduce de memoria las referencias del cliente a las tuyas.
04
Si algo no cuadra escribe al cliente, y el pedido se queda parado hasta que conteste.
05
Cuando hay un error aparece tarde, casi siempre en el albarán o en la factura.
Después
Automático, con revisión donde importa
01
El correo entra en un buzón vigilado y el documento se lee solo, venga como venga.
02
Se identifica al cliente y se casan sus referencias con tu catálogo.
03
Lo que supera el umbral de confianza entra en el ERP sin que nadie intervenga.
04
Aquí interviene una persona: revisa solo lo dudoso, en una cola de excepciones y con el documento original al lado.
05
Queda registrado quién validó qué y cuándo, así que el error se ve el mismo día.
La cola de excepciones
Solo llega lo que merece una mirada.
En la pantalla de arriba cada documento lleva su marca: en verde los que entraron solos y en cobre el que espera una decisión. Esa es toda la interfaz que tu equipo necesita aprender, porque el resto del trabajo ya no existe.
El umbral a partir del cual el sistema decide por su cuenta lo fijas tú, y se puede subir o bajar cuando ya lo has visto funcionando con tus documentos.
Lo que no se suele contar
Qué pasa cuando algo falla.
Ningún sistema acierta siempre, y quien diga lo contrario no ha automatizado nunca una entrada de pedidos. Por eso lo que importa no es la tasa de acierto sino qué ocurre exactamente el día que no acierta.
Caso 02
Falta un dato
El sistema registra todo lo que sí ha entendido y deja el pedido en borrador, señalando el campo que falta.
La persona completa solo ese campo, porque las otras veinte líneas ya están puestas.
Caso 03
Una referencia dudosa
El sistema no adivina: si no llega al umbral, propone las candidatas y espera.
La persona elige la correcta con un clic, y a partir de ahí esa equivalencia queda aprendida.
Sin perder el control
Cada decisión queda con nombre y hora.
Que un proceso sea automático no significa que sea opaco. Cada vez que alguien valida una excepción queda anotado quién fue, cuándo y qué decidió, de modo que el registro sirve tanto para resolver una discusión con un cliente como para responder a una auditoría.
Es también la documentación que pide el expediente de cumplimiento, así que lo que construimos aquí se reaprovecha allí en lugar de volver a levantarse desde cero.
La integración
Cómo entramos en tu ERP.
Por orden de preferencia, y siempre eligiendo la vía menos invasiva de las que tu sistema permita.
-
01
API del fabricante
Es la vía limpia, porque el ERP valida lo que entra igual que si lo hubiera escrito una persona.
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02
Importación estructurada
Muchos ERP admiten cargar pedidos desde un fichero. Si el tuyo lo hace, se usa eso y no hace falta tocar nada por dentro.
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03
Base de datos intermedia
Cuando no hay API, se deja el pedido en una tabla de paso que el ERP ya sabe leer, de modo que nadie escribe directamente en sus tablas.
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04
Automatización de pantalla
El último recurso, para sistemas cerrados. Funciona, pero se rompe cuando el fabricante cambia una pantalla, y eso lo decimos antes de proponerlo.
Qué vía toca en tu caso se comprueba en el diagnóstico, que no cuesta nada. Y si resulta que ninguna es viable con garantías, te lo decimos ahí en lugar de descubrirlo a mitad del piloto.
Precio
Qué mueve el coste de tu caso.
Dos distribuidores del mismo tamaño pueden tener presupuestos distintos, porque lo que pesa no es la plantilla sino estas cuatro cosas.
| Factor | Por qué pesa |
|---|---|
| Volumen y variedad | No es lo mismo recibir de diez clientes con un formato estable que de cien, cada uno con el suyo. |
| Calidad de los datos | Si tu catálogo ya cruza las referencias de cliente con las tuyas, se avanza rápido. Si no, hay que construir ese diccionario desde cero. |
| Cómo se entra al ERP | Un ERP con API documentada cuesta una fracción de lo que cuesta uno cerrado, al que hay que entrar por pantalla. |
| Canales de entrada | Empezar solo por el correo es lo barato. Añadir portal de cliente o WhatsApp se presupuesta aparte. |
Guía relacionada
Cómo automatizar pedidos y albaranes en el ERP, paso a paso →Siguiente paso
Empecemos por tu proceso de pedidos.
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