Cas 01
Un PDF il·legible
El sistema no el dona per bo: el marca com a no processable i l'envia a la cua amb el motiu.
La persona l'introdueix a mà, igual que avui, però sabent que aquesta comanda no s'ha perdut pel camí.
Comandes i albarans
Del correu a l'ERP, sense que ningú tecleji.
Les comandes i els albarans arriben en PDF o al cos del correu, i avui algú els passa a mà a l'ERP. Nosaltres fem que entrin sols, perquè el que de debò cal revisar són les excepcions i no les vint línies que ja venien bé.
Per a empreses petites, mitjanes i grans amb feina administrativa repetitiva
Les comandes arriben per correu. En PDF adjunt, escanejades o escrites al mateix missatge, i sempre amb el format de cada client.
Una sola persona les introdueix a l'ERP. I quan aquesta persona falta, la feina s'acumula fins que torna.
Entren comandes cada setmana. Com més n'hi hagi, abans es paga sol.
El recorregut d'una comanda
On s'encalla avui, pas a pas.
La comanda que arriba divendres a la tarda espera fins dilluns. La referència mal teclejada no apareix fins a la factura. I si falta qui les introdueix, no les introdueix ningú. Aquest és el mateix recorregut, abans i després.
Avui
A mà, de principi a fi
01
Arriba el correu amb la comanda adjunta en PDF.
02
Algú l'obre, busca el client a l'ERP i crea el document.
03
Tecleja línia a línia, i tradueix de memòria les referències del client a les teves.
04
Si alguna cosa no quadra escriu al client, i la comanda es queda aturada fins que contesti.
05
Quan hi ha un error apareix tard, gairebé sempre a l'albarà o a la factura.
Després
Automàtic, amb revisió on importa
01
El correu entra en una bústia vigilada i el document es llegeix sol, vingui com vingui.
02
S'identifica el client i es casen les seves referències amb el teu catàleg.
03
El que supera el llindar de confiança entra a l'ERP sense que ningú hi intervingui.
04
Aquí intervé una persona: revisa només el dubtós, en una cua d'excepcions i amb el document original al costat.
05
Queda registrat qui va validar què i quan, així que l'error es veu el mateix dia.
La cua d'excepcions
Només arriba el que mereix una mirada.
A la pantalla de dalt cada document porta la seva marca: en verd els que van entrar sols i en coure el que espera una decisió. Aquesta és tota la interfície que el teu equip ha d'aprendre, perquè la resta de la feina ja no existeix.
El llindar a partir del qual el sistema decideix pel seu compte el fixes tu, i es pot pujar o baixar quan ja l'has vist funcionant amb els teus documents.
El que no se sol explicar
Què passa quan alguna cosa falla.
Cap sistema no encerta sempre, i qui digui el contrari no ha automatitzat mai una entrada de comandes. Per això el que importa no és la taxa d'encert sinó què passa exactament el dia que no encerta.
Cas 02
Falta una dada
El sistema registra tot el que sí que ha entès i deixa la comanda en esborrany, assenyalant el camp que falta.
La persona completa només aquest camp, perquè les altres vint línies ja hi són.
Cas 03
Una referència dubtosa
El sistema no endevina: si no arriba al llindar, proposa les candidates i espera.
La persona tria la correcta amb un clic, i a partir d'aquí aquesta equivalència queda apresa.
Sense perdre el control
Cada decisió queda amb nom i hora.
Que un procés sigui automàtic no vol dir que sigui opac. Cada vegada que algú valida una excepció queda anotat qui va ser, quan i què va decidir, de manera que el registre serveix tant per resoldre una discussió amb un client com per respondre a una auditoria.
És també la documentació que demana l'expedient de compliment, així que el que construïm aquí s'aprofita allà en lloc de tornar-se a aixecar des de zero.
La integració
Com entrem al teu ERP.
Per ordre de preferència, i sempre triant la via menys invasiva de les que el teu sistema permeti.
-
01
API del fabricant
És la via neta, perquè l'ERP valida el que entra igual que si ho hagués escrit una persona.
-
02
Importació estructurada
Molts ERP admeten carregar comandes des d'un fitxer. Si el teu ho fa, es fa servir això i no cal tocar res per dins.
-
03
Base de dades intermèdia
Quan no hi ha API, es deixa la comanda en una taula de pas que l'ERP ja sap llegir, de manera que ningú no escriu directament a les seves taules.
-
04
Automatització de pantalla
L'últim recurs, per a sistemes tancats. Funciona, però es trenca quan el fabricant canvia una pantalla, i això ho diem abans de proposar-ho.
Quina via toca en el teu cas es comprova en el diagnòstic, que no costa res. I si resulta que cap no és viable amb garanties, t'ho diem allà en lloc de descobrir-ho a mig pilot.
Preu
Què mou el cost del teu cas.
Dos distribuïdors de la mateixa mida poden tenir pressupostos diferents, perquè el que pesa no és la plantilla sinó aquestes quatre coses.
| Factor | Per què pesa |
|---|---|
| Volum i varietat | No és el mateix rebre de deu clients amb un format estable que de cent, cadascun amb el seu. |
| Qualitat de les dades | Si el teu catàleg ja creua les referències de client amb les teves, s'avança ràpid. Si no, cal construir aquest diccionari des de zero. |
| Com s'entra a l'ERP | Un ERP amb API documentada costa una fracció del que costa un de tancat, al qual cal entrar per pantalla. |
| Canals d'entrada | Començar només pel correu és el més barat. Afegir portal de client o WhatsApp es pressuposta a part. |
Guia relacionada
Com automatitzar comandes i albarans a l'ERP, pas a pas →Següent pas
Comencem pel teu procés de comandes.
Primer una trucada per veure si encaixa. Si encaixa, fem el diagnòstic: 30 minuts, gratis i sense compromís.
- Resposta en menys de 24 h
- Diagnòstic de 30 minuts
- Sense compromís de continuar
Prefereixo escriure per WhatsApp
O escriu-nos a info@escalatech.es.