3 procesos que puedes automatizar con IA en tu pyme
Responder correos, reclamar cobros y preparar presupuestos con la versión gratuita de ChatGPT. Aquí tienes el paso a paso de cada proceso. Para llevarte la guía en PDF y los prompts para copiar, déjanos tus datos.
Qué te llevas
- La guía en PDF (10 páginas), con ejemplos reales.
- Los 3 prompts, listos para copiar y pegar.
- La plantilla de Excel de presupuestos.
- Bonus: el prompt para hacer la ficha de la empresa en 5 minutos.
- Bonus: un plan de 7 días para ponerlo en marcha.
Antes de empezar: tres normas
En Configuración › Controles de datos, desactiva «Mejorar el modelo para todos». No pegues DNI, cuentas bancarias ni datos de salud.
Lee siempre lo que escribe antes de enviarlo. Si no sabe un dato, que deje un hueco en lugar de inventárselo.
Pega el prompt una vez y vuelve a ella cada día. También funciona con Copilot o Gemini.
Responder correos con ChatGPT
Le explicas una vez qué hace tu empresa y cómo trabaja. Después, cada correo que llega, lo pegas y te devuelve la respuesta escrita.
Respuestas bien escritas en segundos, con tu tono y tus datos, sin empezar de cero.
ChatGPT gratuito (chatgpt.com) y tu correo.
20 minutos para prepararlo; 1 minuto por correo.
Paso a paso
- 01Haz la ficha de la empresa
Horario, plazos de entrega, cómo se pide una factura, dirección y teléfono. Con diez líneas basta.
- 02Abre ChatGPT y protege los datos
En Configuración › Controles de datos, desactiva «Mejorar el modelo para todos».
- 03Pega el prompt
Copia el prompt del recuadro, rellena los corchetes con tu ficha y envíalo en una conversación nueva.
- 04Pon nombre a la conversación
Llámala «Correos». Volverás a ella cada día: ya recuerda las instrucciones.
- 05Pega cada correo
Copia el texto del cliente y pégalo en la conversación. En segundos tienes el borrador.
- 06Revisa y envía
Rellena los corchetes, retoca lo que haga falta y envíalo desde tu correo.
Cuando esto se queda corto
Aquí todavía copias y pegas cada correo, y los datos reales (dónde está el pedido, cuánto debe el cliente) los tienes que buscar tú. El siguiente paso es un asistente conectado al correo y al ERP que lee, responde con los datos reales y solo te pasa lo que necesita una persona.
Lo hablamos en un diagnóstico gratuito →Recordatorios de cobro con ChatGPT
Pegas la lista de facturas pendientes y ChatGPT escribe un recordatorio para cada cliente, con el tono que toca según los días de retraso.
Todos los recordatorios escritos en un minuto, personalizados y con el tono adecuado para cada caso.
ChatGPT gratuito, tu correo y la lista de pendientes en un Excel.
20 minutos la primera vez; 5 minutos cada semana.
Paso a paso
- 01Saca la lista de pendientes
Del programa de facturación o de un Excel: cliente, factura, importe, vencimiento y días de retraso. Para los días, la fórmula
=HOY()-D2(en inglés,=TODAY()-D2). - 02Deja solo lo necesario
Con el nombre de la empresa cliente basta. Sin NIF, IBAN ni datos personales.
- 03Pega el prompt y la lista
Copia el prompt, rellena los corchetes y, al final, pega las filas del Excel con la cabecera.
- 04Revisa las cifras
Compara importes y fechas con la lista. La IA a veces se equivoca copiando números.
- 05Enviadlos
Copia cada correo en Gmail o en Outlook y envíalo, con la factura adjunta.
Cuando esto se queda corto
Cuando cada semana alguien tiene que sacar la lista a mano y enviar los correos uno a uno. El siguiente paso es conectarlo con el programa de facturación: la lista sale sola, cada recordatorio se envía el día que toca y a ti solo te llegan los clientes que no responden.
Lo hablamos en un diagnóstico gratuito →Presupuestos con ChatGPT
Le das tu lista de precios una vez. Después, cada petición que llega, la pegas y te prepara los artículos, las preguntas que faltan y el correo.
Pasar del correo de un cliente a un presupuesto listo para enviar en cinco minutos.
ChatGPT gratuito y la plantilla de Excel para calcular los totales.
30 minutos para prepararlo; 5 minutos por presupuesto.
Paso a paso
- 01Prepara la lista de precios
Código, descripción y precio sin IVA, en un Excel o en texto. Añade las condiciones: validez, plazos, desplazamiento.
- 02Pega el prompt con la lista
En una conversación nueva que llamarás «Presupuestos».
- 03Pega cada petición
El correo del cliente, el WhatsApp o las notas de una llamada, tal como estén.
- 04Responde las preguntas
Si ChatGPT te dice que falta información, pregúntala al cliente antes de seguir.
- 05Calcula con la plantilla
Pasa los códigos y las cantidades a la plantilla de Excel. Los números los calcula el Excel, no la IA.
- 06Envíalo
Guarda el presupuesto en PDF y envíalo con el correo que ha redactado ChatGPT.
Cuando esto se queda corto
Cuando el precio depende de muchas reglas (tarifas por cliente, escalados, materiales que cambian) o cuando quieres que el presupuesto se prepare solo al llegar el correo y que el seguimiento se haga solo. Ahí ya hablamos de conectarlo con el correo y el ERP.
Lo hablamos en un diagnóstico gratuito →Guía y prompts gratis
No te cuesta nada: déjanos tus datos y al momento tendrás la guía en PDF, los 3 prompts para copiar, la plantilla de Excel y los bonus.
Quiénes somos
Somos Escalatech, automatización de procesos e IA para empresas, desde Cataluña. Antes de tocar nada, medimos las horas que dedicas. Probamos con datos reales y revisión humana donde hace falta, y el código y las cuentas están a nombre de la empresa desde el primer día. Si un proceso no compensa automatizarlo, te lo diremos.
Descargar gratis la guía y los prompts