3 processos que pots automatitzar amb IA a la teva pime
Respondre correus, reclamar cobraments i preparar pressupostos amb la versió gratuïta de ChatGPT. Aquí tens el pas a pas de cada procés. Per emportar-te la guia en PDF i els prompts per copiar, deixa'ns les teves dades.
Què t'emportes
- La guia en PDF (10 pàgines), amb exemples reals.
- Els 3 prompts, a punt per copiar i enganxar.
- La plantilla d'Excel de pressupostos.
- Bonus: el prompt per fer la fitxa de l'empresa en 5 minuts.
- Bonus: un pla de 7 dies per posar-ho en marxa.
Abans de començar: tres normes
A Configuració › Controls de dades, desactiva «Millora el model per a tothom». No hi enganxis DNI, comptes bancaris ni dades de salut.
Llegeix sempre el que escriu abans d'enviar-ho. Si no sap una dada, que deixi un buit en lloc d'inventar-la.
Enganxa-hi el prompt una vegada i torna-hi cada dia. També funciona amb Copilot o Gemini.
Respondre correus amb ChatGPT
Li expliques una vegada què fa la teva empresa i com treballa. Després, cada correu que arriba, l'enganxes i et torna la resposta escrita.
Respostes ben escrites en segons, amb el teu to i les teves dades, sense començar de zero.
ChatGPT gratuït (chatgpt.com) i el teu correu.
20 minuts per preparar-ho; 1 minut per correu.
Pas a pas
- 01Fes la fitxa de l'empresa
Horari, terminis d'entrega, com es demana una factura, adreça i telèfon. Deu línies n'hi ha prou.
- 02Obre ChatGPT i protegeix les dades
A Configuració › Controls de dades, desactiva «Millora el model per a tothom».
- 03Enganxa el prompt
Copia el prompt del requadre, omple'n els claudàtors amb la teva fitxa i envia'l en una conversa nova.
- 04Posa nom a la conversa
Anomena-la «Correus». Hi tornaràs cada dia: ja recorda les instruccions.
- 05Enganxa cada correu
Copia el text del client i enganxa'l a la conversa. En segons tens l'esborrany.
- 06Revisa i envia
Omple els claudàtors, retoca el que calgui i envia'l des del teu correu.
Quan això es queda curt
Aquí encara copies i enganxes cada correu, i les dades reals (on és la comanda, quant deu el client) les has de buscar tu. El pas següent és un assistent connectat al correu i a l'ERP que llegeix, respon amb les dades reals i només et passa el que necessita una persona.
Ho parlem en un diagnòstic gratuït →Recordatoris de cobrament amb ChatGPT
Enganxa la llista de factures pendents i ChatGPT escriu un recordatori per a cada client, amb el to que toca segons els dies de retard.
Tots els recordatoris escrits en un minut, personalitzats i amb el to adequat per a cada cas.
ChatGPT gratuït, el teu correu i la llista de pendents en un Excel.
20 minuts la primera vegada; 5 minuts cada setmana.
Pas a pas
- 01Treu la llista de pendents
Del programa de facturació o d'un Excel: client, factura, import, venciment i dies de retard. Per als dies, la fórmula
=HOY()-D2(en anglès,=TODAY()-D2). - 02Deixa-hi només el necessari
El nom de l'empresa client n'hi ha prou. Sense NIF, IBAN ni dades personals.
- 03Enganxa el prompt i la llista
Copia el prompt, omple'n els claudàtors i, al final, enganxa les files de l'Excel amb la capçalera.
- 04Revisa les xifres
Compara imports i dates amb la llista. La IA de vegades s'equivoca copiant números.
- 05Envia'ls
Copia cada correu al Gmail o a l'Outlook i envia'l, amb la factura adjunta.
Quan això es queda curt
Quan cada setmana algú ha de treure la llista a mà i enviar els correus un per un. El pas següent és connectar-ho amb el programa de facturació: la llista surt sola, cada recordatori s'envia el dia que toca i a tu només t'arriben els clients que no responen.
Ho parlem en un diagnòstic gratuït →Pressupostos amb ChatGPT
Li dones la teva llista de preus una vegada. Després, cada petició que arriba, l'enganxes i et prepara els articles, les preguntes que falten i el correu.
Passar d'un correu del client a un pressupost a punt per enviar en cinc minuts.
ChatGPT gratuït i la plantilla d'Excel per calcular els totals.
30 minuts per preparar-ho; 5 minuts per pressupost.
Pas a pas
- 01Prepara la llista de preus
Codi, descripció i preu sense IVA, en un Excel o en text. Afegeix-hi les condicions: validesa, terminis, desplaçament.
- 02Enganxa el prompt amb la llista
En una conversa nova que anomenaràs «Pressupostos».
- 03Enganxa cada petició
El correu del client, el WhatsApp o les notes d'una trucada, tal com estiguin.
- 04Respon les preguntes
Si ChatGPT et diu que falta informació, pregunta-la al client abans de seguir.
- 05Calcula amb la plantilla
Passa els codis i les quantitats a la plantilla d'Excel. Els números els calcula l'Excel, no la IA.
- 06Envia'l
Desa el pressupost en PDF i envia'l amb el correu que ha redactat ChatGPT.
Quan això es queda curt
Quan el preu depèn de moltes regles (tarifes per client, escalats, materials que canvien) o quan vols que el pressupost es prepari sol en arribar el correu i que el seguiment es faci sol. Aquí ja parlem de connectar-lo amb el correu i l'ERP.
Ho parlem en un diagnòstic gratuït →Guia i prompts gratis
No et costa res: deixa'ns les teves dades i al moment tindràs la guia en PDF, els 3 prompts per copiar, la plantilla d'Excel i els bonus.
Qui som
Som Escalatech, automatització de processos i IA per a empreses, des de Catalunya. Abans de tocar res, mesurem les hores que hi dediques. Provem amb dades reals i revisió humana on cal, i el codi i els comptes són a nom de l'empresa des del primer dia. Si un procés no compensa automatitzar-lo, t'ho direm.
Descarregar gratis la guia i els prompts