La resposta curta: el primer procés que convé automatitzar és un que es repeteix moltes vegades a la setmana, segueix regles que es poden escriure, rep les dades en format digital, té una persona responsable i en què un error surt car. Si un procés compleix aquestes cinc coses, gairebé segur que és un bon candidat. Si en falla dues o més, probablement no és el primer.
En aquest article trobaràs els criteris complets, els senyals que indiquen que una cosa encara no s'ha d'automatitzar, un mètode de puntuació que pots aplicar amb un full de paper i les àrees on solen ser els candidats en una pime.
Per què el primer procés és tan important
El primer projecte d'automatització marca com el veurà la resta de l'empresa. Si surt bé, la gent demana el segon. Si es tria un procés confús, canviant o amb pocs casos, el projecte s'allarga, l'estalvi no es nota i la conclusió que queda és que «això no és per a nosaltres».
Per això no es tracta d'automatitzar el que fa més goig, sinó el que es pot mesurar i millorar amb més claredat. Quan parlem d'automatització de processos amb empreses, gairebé sempre surt el mateix patró: el procés que es menja més hores no és el més complicat, és el més repetit.
Quins processos automatitzar en una pime: set criteris
Abans de mirar eines, passa cada procés candidat per aquestes set preguntes:
- Es repeteix? La mateixa feina, amb la mateixa seqüència de passos, diverses vegades al dia o a la setmana. Si cada cas és diferent, no hi ha res a automatitzar.
- Té volum? Com més casos al mes, més hores s'alliberen i abans es recupera la inversió. Deu casos al mes poques vegades ho justifiquen.
- Segueix regles? Si la persona que el fa el pot explicar com «si passa això, faig allò», es pot automatitzar. Si la resposta és «depèn, ja ho veig jo», compte.
- Les dades entren en digital? Correus, PDF, fulls de càlcul, formularis web o dades d'un altre programa. El paper escanejat també serveix, però afegeix un pas de lectura que cal vigilar.
- Té un responsable? Algú que conegui el procés, pugui dir com ha de funcionar i en revisi les excepcions. Sense un responsable clar, ningú no decideix quan alguna cosa no encaixa.
- Es pot mesurar? Que es pugui comptar quants casos hi ha i quant triga cadascun. Si avui no es pot mesurar, després no es podrà demostrar l'estalvi.
- Els errors costen diners? Una comanda mal teclejada que acaba en un enviament equivocat, una factura que no quadra, un pressupost que surt tard. Com més car és l'error, més valor té un procés que el controla.
Senyals d'alarma: el que no convé automatitzar (encara)
Tan important com això és saber què cal deixar fora. Aquests són els senyals que un procés sortirà més car d'automatitzar que de deixar com està:
- Canvia cada setmana. Si les regles es refan contínuament, l'automatització sempre anirà endarrerida.
- Té pocs casos al mes. L'esforç de muntar-lo no es recupera.
- Depèn del criteri d'una persona. Negociar un preu especial, valorar una reclamació delicada, decidir amb un client difícil. Aquí es pot ajudar la persona, però no substituir-la.
- Està trencat. Si avui ningú no sap ben bé com funciona, o cadascú el fa a la seva manera, automatitzar-lo només fa que el desordre vagi més de pressa. Primer s'endreça, després s'automatitza.
- No hi ha accés a les dades. Un programa tancat sense manera de connectar-s'hi ni d'exportar, o dades que viuen al cap d'algú. De vegades es pot resoldre, però cal comprovar-ho abans de comprometre's.
Que un procés tingui un d'aquests senyals no el descarta per sempre. Vol dir que no hauria de ser el primer.
Un mètode senzill per puntuar els teus processos
Per comparar candidats sense discussions eternes, pots fer servir aquest mètode. No és cap estàndard ni cap estudi: és una manera ordenada de posar sobre la taula el que ja saps. Puntua cada procés de l'1 (baix) al 5 (alt) en cinc aspectes:
| Aspecte | 1 punt | 5 punts |
|---|---|---|
| Volum | Uns quants casos al mes | Molts casos cada dia |
| Repetició | Cada cas és diferent | Sempre els mateixos passos |
| Regles | Depèn del criteri d'algú | Es pot escriure com a instruccions |
| Dades disponibles | Paper, memòria o programa tancat | Correu, PDF, Excel o programa amb connexió |
| Cost de l'error | Un error no té conseqüències | Un error arriba al client o a la factura |
Suma els cinc valors. Com a orientació: els processos amb la suma més alta són els primers que convé estudiar, i qualsevol aspecte que puntuï 1 mereix una conversa abans de continuar, sigui quin sigui el total. Comprova també que el procés té un responsable; si no en té, no entra a la llista encara que puntuï alt.
Exemple hipotètic
Imagina un distribuïdor que dubta entre tres processos. És un exemple inventat per mostrar el mètode, no un cas real:
- Entrada de comandes per correu: volum 5, repetició 4, regles 4, dades 4, cost de l'error 5. Total: 22.
- Pressupostos d'obra a mida: volum 2, repetició 2, regles 2, dades 3, cost de l'error 4. Total: 13.
- Informe setmanal de vendes: volum 2, repetició 5, regles 5, dades 4, cost de l'error 2. Total: 18.
En aquest cas, el primer seria l'entrada de comandes. L'informe setmanal és un bon segon pas, i els pressupostos a mida, amb tant de criteri a dins, es quedarien com estan o s'ajudarien amb plantilles. Si el cas de les comandes et sona, l'expliquem amb detall a com automatitzar comandes i albarans a l'ERP, i tens el procés complet a comandes, albarans i ERP.
On solen ser els candidats en una pime
En pimes i empreses mitjanes, sobretot en distribució industrial, serveis tècnics i agroalimentació, els candidats acostumen a aparèixer en aquestes àrees:
- Administració: comandes, albarans i factures que arriben per correu o en PDF i que algú tecleja a l'ERP.
- Vendes: pressupostos que es munten copiant de tarifes i seguiments que depenen que algú se'n recordi.
- Atenció al client: les mateixes preguntes una vegada i una altra (estat de la comanda, horaris, documentació), amb una persona per al que no és estàndard.
- Màrqueting: campanyes i recordatoris programats que avui s'envien a mà.
- Connectar programes: dades que es copien de l'ERP al CRM, de la botiga en línia a l'ERP o d'un Excel a un altre.
- Informes setmanals: el mateix informe de vendes, estoc o cobraments que algú munta cada dilluns ajuntant dades de diversos llocs.
A la pàgina d'automatització de processos tens com treballem cadascun d'aquests casos i quins controls porten.
Quantes hores se te'n van: com estimar-ho
Per començar n'hi ha prou amb una estimació senzilla: casos al mes × minuts per cas, més el temps que es dedica a corregir errors. Mesura els minuts amb casos reals, no de memòria: gairebé sempre es subestimen les interrupcions, les cerques a l'ERP i les consultes al client.
Exemple hipotètic: 300 comandes al mes a 8 minuts cadascuna són 40 hores al mes només de teclejar, sense comptar les correccions. Les xifres són inventades; les teves poden ser molt diferents.
Si vols fer el càlcul sense obrir cap full de càlcul, tens la nostra calculadora gratuïta d'hores. I recorda que alliberar hores no és el mateix que estalviar euros: una hora alliberada només es converteix en diners si aquella persona deixa de fer hores extra o dedica el temps a una cosa que aporta més.
Per què cal mesurar abans i després
Sense una mesura de partida no hi ha estalvi per demostrar. Si no saps quantes hores costava el procés abans, al cap de tres mesos ningú no podrà dir si l'automatització ha funcionat o si només ho sembla.
Mesurar abans també serveix per decidir: de vegades els números mostren que el procés que tothom assenyala no és el que es menja més hores. I mesurar després permet ajustar: quants casos entren sols, quants passen a revisió i per què.
Com començar: un procés, un pilot i revisió humana
- Un sol procés. Tria el que puntuï millor i deixa la resta per després. Intentar automatitzar tres coses alhora és la manera més ràpida que no en funcioni cap.
- Un pilot acotat. Un canal d'entrada i un tipus de document, amb les teves dades reals. Així es mesura net i es decideix amb resultats al davant, sense aturar el que ja funciona.
- Revisió humana on importa. El que el sistema no veu clar no entra sol: va a una safata on ho revisa una persona. Aquesta persona passa de fer-ho tot a revisar les excepcions.
- Ampliar amb el resultat a la mà. Si el pilot funciona, es passa a producció i després al segon procés. Cada pas es decideix amb el resultat de l'anterior.
Següent pas
Si tens dos o tres candidats i no saps quin triar, això és justament el que resol el nostre diagnòstic gratuït del procés: una trucada i 30 minuts per repassar el procés amb tu, comptar les hores i veure què compensa automatitzar.